Olen seurannut useiden isännöintiyritysten taloyhtiösivuprojekteja sekä keskustellut hankkeita miettivien isännöitsijöiden kanssa. Toistuvasti keskusteluissa nousevat esiin samat väittämät taloyhtiösivuista, joista osasta on tullut jopa myyttejä. Otan nyt yleisimmät taloyhtiösivujen kehittämiseen liittyvät myytit käsittelyyn.

Myytti 1: Tj on paras projektipäällikkö.

Joskus kyllä, toisinaan ei. Isännöintiyritysten toimitusjohtajat ovat moniosaajia, mutta riittävätkö aika ja näkemys viemään projekti onnistuneesti maaliin? Taloyhtiösivujen projektipäällikön tehtävänä on muodostaa näkemys yrityksen sähköisestä asioinnista, selvittää toteutusvaihtoehdot ja arvioida järjestelmät.

Projektipäällikkö voi olla esim. IT-konsultti eli ulkopuolinen asiantuntija, määräaikainen projektityöntekijä, alan opiskelija, toimitusjohtaja / yrittäjä itse tai oman yrityksen muu asiasta kiinnostunut työntekijä. Valitulle henkilölle pitää varata työaikaa.

Myytti 2: Henkilökunta vastustaa muutosta.

Tämä voi pitää paikkansa. Uudet digipalvelut laittavat joskus omankin porukan suun mutruun. Kuuluu huokailua, ennen oli paremmin. Muutosvastarinnan taustalla on yleensä se, ettei ole päästy vaikuttamaan asioihin, joilla on vaikutusta omaan työhön.

Henkilökunnan sitouttaminen helpottaa projektia. Rutiinitehtävien automatisointi lisää tehokkuutta ja työhyvinvointia.

Hyvä keino on ottaa henkilökunta mukaan projektin ensihetkistä asti ja jatkaa viestintää koko projektin ajan. Järjestäkää esimerkiksi workshop, jossa jokainen miettii muutoksia omiin työtehtäviin ja toimintatapoihin.

Uudet digipalvelut laittavat joskus omankin porukan suun mutruun. Kuuluu huokailua, ennen oli paremmin.

Myytti 3: Taloyhtiösivuista tulee vain ylimääräistä työtä.

Käyttöönotto vaatii ensin panostusta, mutta hyötyjen pitäisi alkaa pian näkyä. Tekniikkapuolen ykkösjuttu on varmistaa, että eri järjestelmät keskustelevat keskenään. Muuten on suuri riski, että joutuu tekemään tupla- tai triplatyötä erilaisten tietojen tallentamisessa.

Nimetkää myös taloyhtiösivujen vastuuhenkilö, joka esimerkiksi lisää yhteiset uutiset kaikille taloyhtiösivuille ja toimii tukihenkilönä muille.

Myytti 4: Sisältö syntyy siinä sivussa.

Hyvä sisältö ratkaisee, mutta se ei suinkaan synny noin vain itsestään. Laadukkaaseen sisältöön tarvitaan ymmärrystä asukkaiden tarpeista, näkemystä kokonaisuudesta ja taitoa tarjoilla asia kiinnostavasti. Projektin alkuvaiheessa kannattaa tehdä sisältö- ja ylläpitosuunnitelma eli pohtia, miten sivut pidetään tuoreina ja kiinnostavina.

Helpottava tieto on, että kaikkea sisältöä ei tarvitse tehdä itse. Kannattaa hyödyntää esimerkiksi Isännöintiliiton Asumisen tietopankki, joka tuo valmista sisältöä sivuille.

Myytti 5: Kun sivut on saatu pystyyn, voi huokaista.

Projektiväsymys iskee ja olisi kiva laittaa koko homma pakettiin. Huokaista voi, mutta toisaalta jatkokehityksen pitäisi alkaa heti. Siinä kannattaa edetä askel kerrallaan.

Pitäkää listaa jatkokehitysideoista ja poimikaa niistä sellaiset, jotka ovat a) helppo toteuttaa vähillä kustannuksilla b) tärkeimmät asiakaskokemuksen ja sisäisten prosessien kannalta.

Myytti 6: Taloyhtiösivuilla ei käy kukaan.

Ei käykään, jos niistä ei kerrota asukkaille. Hyvä sisältö on kuningas, mutta asukkaiden pitäisi ensin päästä sen äärelle. Tämä vaatii paljon viestintää ja muistuttelua.

Tehkää lanseeraussuunnitelma ensimmäiselle vuodella ja muistuttakaa sivuista joka käänteessä. Hyödyntäkää automaatiot, jotta uusista tiedoista saa muistutuksen esimerkiksi sähköpostiin. Etsikää taloyhtiön hallituksesta viestinviejä eli henkilö, joka osaa perustella ja kertoa taloyhtiösivujen hyödyistä asukkaille.

Myytti 7: ?

Onko yrityksessäsi murrettu joku muu taloyhtiösivujen myytti, joka aiemmin jäädytti kehitysdraivin tai tukahdutti tunnelman? Jaa kokemuksesi vaikka tämän tekstin kommenttikentässä.

Luithan myös Marianne Falck-Hvilstafeldtin blogikirjoituksen digikehittämisen askelmerkeistä?