Tulevaisuudessa paperiset asuntokauppakirjat jäävät historiaan ja kodit vaihtavat omistajaa täysin sähköisesti. Parhaimmillaan tämä mahdollistaa täysin uusia ja reaaliaikaisia palveluita asunnon omistajille ja isännöintiyrityksille. Mietitäänpä hetki, mitä tämä voisi tarkoittaa?

Samalla sekunnilla, kun omistaja vaihtuu asunto-osakerekisterissä, entisen osakkaan ja tuoreen osakkaan puhelimet piippaavat.
Entisen osakkaan puhelin: ”Hei Matti! Tämä on automaattinen ilmoitus Isännöinti Möttösen verkkopalvelusta. Olemme vastaanottaneet tiedon omistajanvaihdoksesta huoneistonne osalta. Samalla Hallitusroolisi As Oy Koivulehdossa on nyt päättynyt. Toivotamme sinulle hyvää jatkoa!”

Uuden osakkaan puhelin: ”Hei Sirpa! Tervetuloa As Oy Koivulehdon osakkaaksi! Voit asioida nyt kaikissa asumiseen liittyvissä asioissa verkkopalvelumme kautta osoitteessa www.mottonen.fi/asoykoivulehto”.

ASREKin myötä edellä kuvattu tilanne on luultavasti arkipäivää 2020-luvulla. Pankkivirkailijan napinpainallus pankin järjestelmässä käynnistää ketjureaktion, jossa uusi osakemerkintä laukaisee samaan aikaan useassa eri paikassa automattisia toimintoja. Kaiken tämän mahdollistaa ASREKin, pankkien ja isännöintiyritysten taustajärjestelmien vuoropuhelu.

Automaatio säästää aikaa

Tulevaisuudessa isännöintiyrityksessä ei enää tehdä saman tiedon manuaalisia kopiointeja taustalla yhtä paljon kuin nykyään, vaan tieto valuu järjestelmästä toiseen automaattisesti. Kun automaatio korvaa manuaaliset leikkaa-liimaamiset, vapautuu isännöintiyrityksen henkilöresursseja asiantuntijatyöhön ja asiakaspalveluun. Tämä puolestaan näkyy parempana palveluna, viestinnän tehostumisena ja muina positiivisina ilmiöinä taloyhtiöissä. Positiivinen kierre on valmis.

Kun automaatio korvaa manuaaliset leikkaa-liimaamiset, vapautuu isännöintiyrityksen henkilöresursseja asiantuntijatyöhön ja asiakaspalveluun.

Nykyään isännöintiyrityksessä vaaditaan useita työvaiheita, jotta esimerkiksi uuden osakkaan sähköinen asiointi mahdollistuu. Jotta Sirpa pääsisi asioimaan uuden taloyhtiönsä verkkopalvelussa, vaatii tämä pahimmillaan jopa sähköpostilla muistuttelun asiaa hoitavalle isännöitsijälle. Ja tunnukset verkkopalveluun avataan, totta kai, sitä mukaa kun työjonoa saadaan toimistossa purettua. Automaattisesta prosessista ollaan vielä todella kaukana.

Isännöintiliitto vaikuttaa ASREKiin

Olen itse mukana Isännöintiliiton ASREK-työryhmässä, jonka tehtävänä on vaikuttaa siihen, että ASREK tarjoaa ennen kaikkea mahdollisuuksia isännöintiyrityksille. Asiaa valmistelevien viranomaisten lisäksi keskustelemme asiasta niin isännöintijärjestelmien toimittajien sekä tietysti jäsenyritystemme kanssa.

Järjestelmätoimittajat ovat tärkeässä roolissa tulevien muutosten osalta. Jotta ASREK, isännöinnin taustajärjestelmät ja verkkopalvelut vaihtavat tietoa keskenään, vaaditaan erilaisia rajapintoja ja integraatioita. Tämän vuoksi olemme painottaneet vaikuttamistyössämme sitä, että viranomaiset tarjoisivat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa rajapintakuvaukset tulevan ASREK-järjestelmän osalta.

Olisi kovin ikävää, jos ASREKin käyttöönoton jälkeen isännöintijärjestelmistä pitäisi kopioida käsin osakas- ja muita tietoja viranomaisen järjestelmään – ja päinvastoin. Onneksi sekä hankkeen lainsäädäntöä että toteutusta miettivät tahot on saatu havahdutettua tällaisen tilanteen mahdottomuuteen, ja toivoa sopii, että järjestelmien juttelu toteutuu hankkeen ensimmäisten vaiheiden valmistuttua. Mainiota mielestäni on se, että kaikki osapuolet tuntuvat näkevän ASREKin aikaansaamissa muutoksissa enemmän mahdollisuuksia kuin uhkia.