Isännöintialan sähköistymiseen uskotaan vankasti, vaikka täysin digitaalisesti toimiva isännöintimaailma onkin kaukana. Tulevaisuudessa siintää viestinnän siirtyminen osaksi kokonaisvaltaista informaationhallintaa, kokousten sähköistyminen sekä sähköinen allekirjoittaminen.

Tehostettua viestintää

Asukkaat ja osakkaat kaipaavat selkeää ja kattavaa sähköistä viestintää. Isännöinnin järjestelmissä onkin tarjolla näitä tarkoituksia varten räätälöityjä tarvekohtaisia toiminnallisuuksia. Käytännössä järjestelmien joustamattomuus ohjaa kohti perinteisiä toimintatapoja, jolloin viestintä osakkaiden, taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän välillä siirtyy takaisin puhelimiin ja sähköposteihin. Informaatio jää hajalleen ja sen hallitseminen on hankalaa.

Isännöitsijäkentässä onkin tarvetta ratkaisulle, joka integroi viestinnän osaksi informaationhallintaprosesseja ja mahdollistaa viestinnän keskitetysti yhdessä paikassa – myös mobiilisti. Taloyhtiön hallituksen kokoukset ja niihin liittyvä paperityö on helpompi hallita, kun viestinnän voi hoitaa joustavasti yli organisaatiorajojen, menettämättä niihin liittyvää kontekstia.

Informaation kokonaisvaltaisen hyödyntämisen esteenä on edelleen tiedon pirstaleisuus. Tiedon saatavuus on rajoitettua, eikä se ole kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla.

Siilojen tilalle tiedonhallintaa

Esimerkiksi linjasaneeraus on taloyhtiölle ja isännöintitoimistolle suuri, pahimmillaan vuosia kestävä ponnistus. Tietoa on hankala hallita, jos saneeraukseen liittyviä dokumentteja on tallennettuna eri paikkoihin, irti kontekstista ja sähköpostiketjuista on usein pudonnut se yksi oleellinen henkilö pois. Toimiala kaipaakin siiloutuneiden tietovarastojen tilalle paikkaa, jonne kaikki olennainen tieto tallentuu hallitusti. Tulostetut, käsin allekirjoitetut ja lopulta skannatut tiedostot eivät aina päädy järkevään paikkaan talteen – puhumattakaan siitä, että ne olisivat tarvittaessa helposti löydettävissä.

Kun tieto on arkistoitu fiksusti ja sen hallinta on helppoa aiheyhteyksiin liittyen, on sitä helppo käyttää päätöksenteon tukena. Tiedon tulee olla saatavilla ilmaiseksi ja helposti löydettävissä yhdestä paikasta.

Sähköisestä allekirjoittamisesta käytännön helppoutta

Isännöintiin ja taloyhtiöiden hallitusten toimintaan olennaisesti liittyvää allekirjoitusrumbaa helpottaa luotettava sähköinen allekirjoittaminen ja valtuutukset, jotka integroituvat osaksi isännöinnin työnkulkuja. Urakkasopimus on helppo allekirjoittaa, kun sopimusta ei tarvitse tulostaa ja allekirjoittaa fyysisesti tai kierrättää monen eri sähköpostin kautta.

Sähköisesti allekirjoitetut pöytäkirjat ovat heti sähköisessä muodossa – kenenkään ei siis tarvitse käyttää arvokasta aikaansa paperilla olevien asiakirjojen skannaamiseen tai valokuvaamiseen. Sähköinen allekirjoittaminen tuo myös vapautta, sillä allekirjoituksen voi tehdä sähköisesti omalta kotisohvalta käsin. Näin allekirjoittaminen on riippumatonta fyysisestä läsnäolosta.

Sähköisessä allekirjoituksessa käytetty teknologia vastaa perinteisen allekirjoituksen helppoutta ja lainvoimaisuutta, kunhan allekirjoittajan henkilöllisyyden varmentaminen on tehty vahvasti.

Standardi viestintään ja sähköiseen allekirjoittamiseen

Kiinteistöala ja sen sidosryhmät tarvitsevat seuraavaan digiloikkaan tiedonhallinnan yhtenäisyyttä. Toimialalla on jo vuosikymmenten ajan ollut käytössään erilaisia digitaalisia järjestelmiä ja portaaleja, ja osa digitalisaatiolle asetetuista tavoitteista on toteutunut. Informaation kokonaisvaltaisen hyödyntämisen esteenä on edelleen tiedon pirstaleisuus. Tiedon saatavuus on rajoitettua, eikä se ole kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla.

Sähköistä allekirjoittamista on otettu varovasti käyttöön edelläkävijöiden toimesta, mutta edelleen suuri osa dokumenteista allekirjoitetaan käsin. Allekirjoittaminen on useissa palveluissa varsin vaivatonta, mutta sopimisprosesseihin liittyvät katselmoinnit ja keskustellut hoidetaan edelleen allekirjoituksista irrallaan. Allekirjoitetut dokumentit jaellaan sähköposteihin, jonne ne helposti unohtuvat. Toimialalta on puuttunut kaikille helposti saatavilla oleva palvelu, jossa kaikki osapuolet voisivat sähköisen allekirjoittamisen lisäksi viestiä, luoda tehtäviä, jakaa tietoa sekä kutsua tai valtuuttaa käyttäjiä ja yrityksiä helposti osaksi erilaisia työnkulkuja. Ja niin että kaikki tämä tieto olisi myös jatkossa saatavilla.

Kiinteistö- ja rakentamistoimialan keskeisten toimijoiden yhteisen tahtotilan pohjalta kehitetty uusi SignSpace-palvelu on visiomme mukaan jatkossa se alusta, jossa kiinteistöalan viestintä, dokumenttien hallinta, valtuuttaminen ja sähköinen allekirjoittaminen tehdään. Tällöin kaikki jaettu informaatio on asiayhteyksien kautta helpommin hyödynnettävissä, tallennettuna pitkäaikaisesti, tietoturvallisesti, organisaatiorajoja kunnioittaen ja GDPR-tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Isännöinnin käyttötapaus: Pienurakka

Isännöintiliiton ja SignSpace-hankkeen yhteistyönä keväällä 2018 toteuttamassa yhteistyöprojektissa pyrittiin löytämään erilaisia käyttötapauksia SignSpace-palvelulle isännöinnin näkökulmasta. Yksi löydetyistä käyttökohteista oli pienurakasta päättäminen ja sopiminen. SignSpace-palvelun avulla lähes kaikki urakkaan liittyvä kommunikointi, tiedostojen jakaminen, hyväksynnät ja allekirjoitukset voidaan tehdä sähköisesti. Tässä esimerkki ulko-ovien maalausurakan prosessista:

  • Taloyhtiön hallituksen jäsen avaa keskustelun kerrostalon ulko-ovien maalaamisesta lähettämällä henkilökohtaisen chat-viestin isännöitsijälle.
  • Isännöitsijä kutsuu hallituksen keskustelemaan aiheesta hallitusryhmän viestiketjussa, jossa päätetään, että ovet maalataan ja isännöitsijä valtuutetaan etsimään urakoitsijat.
  • Isännöitsijä lähettää tarjouspyynnöt urakoitsijoille viestiketjuissa, joihin tallentuu sekä tarjouspyynnöt että näihin liittyvät keskustelut.
  • Isännöitsijä jakaa tarjoukset hallituksen luettavaksi. Urakoitsijan valinnasta voidaan tehdä päätös suoraan viestiketjussa tai tarvittaessa kutsua fyysinen tai virtuaalinen kokous kasaan.
  • Valitun urakoitsijan sopimuksen katselmoinnin, korjausten ja hyväksynnän jälkeen isännöitsijä lähettää allekirjoittamansa sopimuksen urakoitsijalle allekirjoitettavaksi sähköisesti.
  • Kaikki keskustelut ja urakasta sopimisen vaiheet päätöksestä sopimuksen allekirjoittamiseen tallentuvat SignSpace-palveluun kaikille osapuolille ja ovat helposti löydettävissä myöhemmin, mikäli tarvetta.

Kirjoittaja on Rikhard Tiula, SignSpace-palvelualustan tuotepäällikkö. SignSpace on skaalautuva ja tietoturvallinen viestinnän ja sähköisen allekirjouttamisen palvelualusta. Palvelu mahdollistaa erilaisten dokumenttien työnkulun hallinnan alusta loppuun, sähköisen allekirjoittamisen, henkilöllisyyden varmentamisen ja sisällön hallinnan. Palveluun voit tutustua tarkemmin SignSpacen nettisivuilla.