Automatisaatio, digitalisaatio, tekoäly ja robotiikka uhkaavat luoda Suomeen suuren väliinputoajien joukon, jos emme ole valmiita muuttamaan toimintatapojamme ja oppimaan uutta. Näin totesi Helsingin Sanomien mielipideosastolla (15.10.2016, C 20) huolestunut diplomi-insinööri, joka päätti kirjoituksensa ennustukseen: ”vanhoilla opeilla emme pärjää. Mitä tahansa onkin tulossa, se on erilaista kuin ennen.”  Isännöitsijätoimistot ja heidän organisaationsa voivat rakenteensa, kulttuurinsa ja luomiensa toimintatapojen kautta joko estää tai tukea isännöitsijää eli ihmistä tekemään arvokkainta eli ei-automatisoitavaa työtä. Tarkemmin tästä aiheesta on kirjoittanut esimerkiksi Tiina Jensen Ylen Akuutin artikkelissa, jonka mukaan ”Työnteon muutoksen myötä myös työorganisaatioiden tulee muuttua – tulevaisuuden tehokkailta työyhteisöiltä vaaditaan ihmiskeskeisyyttä. Tähän jää enemmän aikaa, kun rutiinit automatisoidaan.”

Isännöintiliiton Talousbarometri 2016 toi hyvin esille, että laadukkaamman palvelun lisäksi taloyhtiöt etsivät isännöinniltä parempaa osaamista ja parempia henkilösuhteita. Kun taloyhtiö haluaa vaihtaa isännöintiyritystä, on hinta vasta neljänneksi tärkein kriteeri. Kaarinalaisen taloyhtiö As Oy Keltahaperon pitkäaikainen puheenjohtaja Ruth Åkerberg tiivistää tämän hyvin Talouselämän 14.10.2016 artikkelissa: ”Asukkaat kokevat isännöinnin tavoitettavuuden ja laadun hyvin tärkeänä. Myös luotettavuus ja toiminnan varmuus ovat tärkeitä tekijöitä.” 

Hyvä esimerkki työnteon muutoksesta, joka isännöitsijätoimistoissa on herättänyt suurta mielenkiintoa, on keskitetty asiakaspalvelu. Asukkaiden tai osakkaiden yhteydenotot ohjataan keskitettyyn asiakaspalvelukeskukseen, jossa asiakaspalvelija vastaa ja saa automatiikan (tekoälyn) avulla koko ajan tukea vastauksiinsa. Näin asiakaspalvelija tai automatiikka voi esimerkiksi ohjata yhteydenoton oikeaan työjonoon huoltomiehen hoidettavaksi suoraan kentälle ilman, että tähän keskusteluun tarvitaan isännöitsijää. Tätä kautta isännöitsijän aikaa vapautuu rutiineista tuottavampaan ja tärkeämpään työhön. Asiakaspalvelu on myös sitä, että kumppaniyrityksillä on toimivat prosessit, jotka yhdessä oman asiakaspalvelun kanssa muodostavat hyvän asiakaskokemuksen. Asiakaspalvelu on eritoten kumppaneiden ohjeistamista sekä heidän tekemisensä valvomista – pelkkä omien prosessien viilaaminen kuntoon ei siis enää riitä. Voit lukea lisää Talokeskuksen sähköisestä asiakaspalvelusta blogistamme.

Toisena esimerkkinä nostan esiin asukkaan ja osakkaan sähköiset palvelut, joita olemme Talokeskuksella voimakkaasti kehittäneet viimeisen kahden vuoden aikana. Enää ei siis puhuta taloyhtiöiden verkkosivuista vaan kokonaan sähköisistä palveluista. Taloyhtiön verkkosivut ovat perusjuttu, joka odotetaan jo kaikilta löytyvän. Tärkeämpää on, millaisia palveluita ja tarjontaa voimme asukkaille ja osakkaille tarjota sähköisen kanavan kautta. On palvelu sitten verkkosivusto tai sosiaalinen media ja päätelaite mikä tahansa: puhelin, tablet tai tietokone. Uusissa Tampuurin sähköisissä palveluissa on otettu huomioon edellä mainitut kuin myös asiakaspalvelun ja palveluyrityksienkin näkökulma. Tällä tavalla on nivottu niin Tampuurin kuin sähköisten palveluidenkin prosessit yhteen.

Hyvänä esimerkkinä äskeisestä on vikailmoituksen jättäminen. Siinä asukas tai osakas jättää vikailmoituksen sähköisissä palveluissa ja palveluyritys voi hoitaa työn Tampuuri X:n kautta suoraan kentällä. Olemmekin Talokeskuksella tarjonneet jo useita vuosia kehittyneitä sähköisiä palveluita esimerkiksi vuokrataloille ja opiskelija-asumisen toimijoille, mutta ”isännöinti on edelleen jumittunut faksien aikakaudelle”, kuten Aari Isännöinnin toimitusjohtaja Pasi Heiskanen osuvasti kuvaa Kiinteistölehdessä.

Tampuuri X:n ilmoitusruutu

Tampuuri X:n ilmoitusruutu

Olemme luoneet Tampuuriin myös uuden toiminnallisuuden eli isännöinnin toiminnanohjauksen (kuva alla), jolla kaikki isännöitsijän tekeminen saadaan Tampuuriin ja tällä tavalla myös isännöitsijän tekemistä voidaan auttaa, johtaa ja seurata Tampuurin avulla.

Isännöinnin toiminnanohjaus Tampuurissa, aikataulunäkymä, tehtävän tiedot ja alitehtävät.

Isännöinnin toiminnanohjaus Tampuurissa, aikataulunäkymä, tehtävän tiedot ja alitehtävät.

Kiitos asiakkaiden innovatiivisuuden ja voimakkaan kehitystyön, Tampuurilla on tänä päivänä asiakkaana n. 300 kiinteistöalan yritystä: isännöintiyrityksiä, vuokrataloyhtiöitä, toimitilayrityksiä, kiinteistöomistajia sekä palvelutoimijoita, joilla on omistuksessa tai hallinnoinnissa lähes 60 000 kiinteistöä. Päivittäin Tampuuriin kirjautuu yli 9000 (kuva alla) kiinteistöalan ammattilaista, ja noin puolitoista (1,5) miljoonaa suomalaista on asiakkaittemme sähköisten (=digitaalisten) palveluiden piirissä.

kuva6

Tampuurin sähköisistä palveluista voi lukea lisää Talokeskuksen blogista. Blogistamme löytyy myös muita pieniä isännöitsijän ja huoltomiehen arkea helpottavia vinkkejä, kuten puheentunnistuksen hyödyntäminen kentällä kirjoittamisen sijaan.

Olisiko isännöintitoimistojen aika siirtyä uusien sähköisten palveluiden hyödyntäjiksi ja samalla saada helpotusta isännöitsijöiden työtehtävien hoitamiseen ja arjen sujumiseen? Kommentoi, niin keskustellaan asiasta.