Saatat olla hyvä tekemään päätöksiä luottamalla vahvaan tuntumaan, jota sinulle on kertynyt aikaisemmista kokemuksista, erehdyksistä ja onnistumisista. Intuitiolla tehdyt päätökset voivat olla niitä kaikkein kannattavimpia, kun takana on kokemusta ja osaamista.

Intuitiiviset päätökset ovat yleisiä. Jos varmaa lopullista tietoa ei ole, valitsemme lopulta tunteella. Liiketoiminnassa päätöksenteossa tarvitaan kuitenkin kovia faktoja ja ajantasaista tietoa. Keskeisissä asioissa saatetaan tehdä huonoja päätöksiä, jos tietoa on niukasti saatavilla ja kokonaisläpinäkyvyys on heikko. Intuitioon luottaminen liiketoiminnassa on hyvin riskialtista – mutta yllättävän yleistä.

Minusta kiinnostavaa kuitenkin on, että tietoa on mahdollista saada nykyisenä digiaikana helpommin kuin koskaan.

Digitaalisuus – mitä isännöitsijä siitä hyötyy?

Digitalisaatio on ilmiö, joka levittäytyy myös perinteisinä pidetyille aloille. Digiajasta puhutaan paljon, mutta konkreettiset hyödyt voivat jäädä puheissa hämärän peittoon. Miksi isännöitsijän edes pitäisi olla kiinnostunut digitaalisuudesta?

Isännöitsijää digitalisaatio koskettaa viimeistään silloin, kun se tulee järjestelmien ja IoT:n myötä kiinteistöihin ja kiinteistöjen ympärillä tapahtuvaan liiketoimintaan. Laitteet ja tietojärjestelmät keskustelevat keskenään, tuottavat reaaliaikaista tietoa kiinteistöstä sekä ilmoittavat automaattisesti poikkeustilanteista.

Tuskin on yhtään yritystä, joka ei haluaisi tehostaa prosessejaan tai tiedonkulkuaan. Liiketoiminnassa järjestelmät ovat yhä tärkeämpiä, sillä niiden avulla tieto kulkee katkeamatta tilaus-toimitus-ketjusta laskutukseen sekä asiakaspalautteeseen ja mahdollistaa siten läpinäkyvyyden koko liiketoiminnan prosessiin. Järjestelmät myös mahdollistavat tehokkaan ajankäytön, mikä puolestaan tuo aika- ja kustannussäästöjä.

Kiinteistön parempi ja pidempi elämä

Digitaalisten ratkaisujen avulla tiedot koko kiinteistön elinkaaresta voidaan ottaa haltuun ja kiinteistöstä pystytään pitämään parempaa huolta. Suosittelemme hyödyntämään tietojärjestelmää sekä uudiskohteiden että vanhempien kiinteistöjen hallinnassa.

Tietojärjestelmä mahdollistaa kiinteistön kaiken tiedon tallentamisen, tieto on löydettävissä rakennuspiirustuksista lähtien ja kiinteistöstä pystytään huolehtimaan johdonmukaisella tavalla. Tällöin kiinteistössä voidaan tehdä ennakoivia toimenpiteitä kunnon ja arvon säilyttämiseksi sekä parantamiseksi. Fiksu päätöksenteko ja budjetointi on helpompaa riittävän tiedon valossa.

Totuus on, että kehittyneillä ratkaisuilla elinkaaren kustannuksia pystytään vähentämään ja elinkaaren pituutta voidaan pidentää.

Tieto oikeille ihmisille oikeaan aikaan

Digitaaliset ratkaisut siis lisäävät läpinäkyvyyttä ja reaaliaikaisen tiedon saantia. Optima on omalta osaltaan edistämässä palvelujen digitalisointia ja tiedonkulkua parantavien palvelujen tarjontaa. Kuten Isännöintiliiton blogikirjoituksessa todetaan, tehokkaan tikettijärjestelmän avulla sähköpostin hallinta helpottuu huomattavasti, töiden suunnittelu ja suorittaminen tehostuvat ja tieto saavuttaa oikeaan aikaan oikeat ihmiset. Lue täältä Optiman järjestelmistä, joiden avulla rutiinityöt pystytään hoitamaan nopeammin ja vaivattomammin.

Pelastetaan isännöintiala – helpompia käytäntöjä ja työkaluja alalle

Yhteistyössä isännöintialan toimijoiden kanssa olemme realistisen tietoisia niistä haasteista, joita isännöitsijät kohtaavat päivittäin. Resurssien kohdentaminen järkevästi, tiedonkulun varmistaminen ja erinomaisen asiakaspalvelun tarjoaminen kaiken muun ohella on haastavaa, varsinkin ilman toimintaa tukevia työkaluja.

Isännöintiala ei ole nykyisellään kovin kilpailukykyinen digitalisoituvassa ympäristössä, jossa toimialarajat madaltuvat. Haasteina on useat vakiintuneet tavat ja käytännöt kiinteistö- ja isännöintialalla, joista saatetaan pitää tiukasti kiinni, vaikka ne eivät olisi kannattavia. Suuri osa päätöksenteosta perustuu intuitioon, sillä tietojärjestelmiä ei ole laajasti käytössä. Haasteita alalla riittää, sillä uusien toimintatapojen lisäksi kaivataan uusia tekijöitä suurten ikäluokkien siirtyessä eläkkeelle.

Nyt on aika ottaa käyttöön isännöitsijöitä helpottavia ratkaisuja. Pelastetaan ala ja piristetään toimintatapoja!

Hyödynnä mahdollisuudet

Mietin, voisiko isännöitsijän rooli tulevaisuudessa olla entistä enemmän toimitusjohtajamainen. Kehittyneen järjestelmän avulla taloyhtiön toimitusjohtaja saa helposti käsiinsä tiedot kohteiden kunnosta, taloudesta, alihankkijoista, ja niin edelleen. Kannattaa siis lähteä mukaan edelläkävijöiden joukkoon ja hyödyntää rohkeasti digitaalisuuden mahdollisuuksia. Digitalisaation hyödyt kiteytyvät nimenomaan tiedon saantiin ja tiedon löydettävyyteen, jolloin jokapäiväinen työ helpottuu huomattavasti.

Kun saat tarpeeksi tietoa, tärkeitä päätöksiä ei tarvitse perustaa arvailujen varaan. Voit siis johtaa tiedolla. Laaja näköala auttaa näkemään kauas ja tekemään menestyksekkäitä päätöksiä.

Mitä ajatuksia kirjoitus herätti sinussa? Näetkö digitaalisten ratkaisujen tuomia etuja jo työssäsi? Missä tarvittaisiin nykyaikaisempia toimintatapoja? Kerro kokemuksiasi ja ajatuksiasi meille.