Tavatessani isännöitsijöitä kysyn usein, mistä asioista asukkaat ottavat yhteyttä juuri nyt. Vastauksissa toistuvat aiheet osakkaiden remonteista tupakointikieltoihin. Isännöitsijälle nämä ovat sitä samaa, mutta asukkaan näkökulmasta hänen kysymyksensä on ainutlaatuinen ja vaatii pikaisen vastauksen. Harva asukas soittelee huvikseen isännöintiyritykseen, mutta se voi olla ainoa keino saada oikea tieto luotettavasta lähteestä.

Jokaiselle kysyjälle yksittäin vastaaminen ei ole tehokasta. Onneksi tähän on olemassa oiva apuväline: viestintä. Oikea ja selkeä tieto vähentää turhia yhteydenottoja, riitoja ja selvittelyä. Parhaassa tapauksessa vastataan jo ennen kuin asukas ehtii kysyä.

Viestintäkeinojen kirjo on laaja. Taloyhtiösivut ovat taloyhtiötiedon kotipaikka, tekstari ja uutiskirje tavoittavat, kasvokkain tapaamisissa jalostetaan tietoa ja ratkotaan ongelmia.

Oikea ja selkeä tieto vähentää turhia yhteydenottoja, riitoja ja selvittelyä.

Mitä taloyhtiösivuilla sitten pitäisi olla? Vastauksia juuri niihin asioihin, joita sinulta kysytään yhtä uudestaan ja uudestaan: Mistä remonteista pitää ilmoittaa? Miten tupakointikieltoa haetaan? Mistä löydän viime vuoden yhtiökokouksen pöytäkirjan? Ja niin edelleen.

Mutta kun sivuilla ei käy kukaan

Vaaraa vaanii siinä, että taloyhtiösivut laitetaan tohinalla pystyyn, mutta sitten ne jäävät oman onnensa nojaan. Sivuilla keikkuva Hyvää uutta vuotta 2013 -tiedote ei anna arvoistaan vaikutelmaa isännöinnistä.

Hallitusten jäsenet ja asukkaat oppivat käyttämään digipalveluita, mutta eivät suinkaan automaattisesti. Vaikka sisältö olisi kuinka timanttista, tarvitaan muistuttelua ja tavoittavia kanavia ohjaamaan liikennettä.

Uutiskirje, tekstari, sähköposti, tiedote, ilmoitustaulu ja somekanavat ovat näppäriä keinoja saada viesti perille. Kun yhden lauseen tekstari kilahtaa hallituksen jäsenen puhelimeen, hän tietää, että nyt viimeisin pöytäkirja löytyy taloyhtiösivuilta. Samalla hän katsoo kulutuskäppyrät seuraavaa kokousta varten. Entäpä, jos rappukäytävän ilmoitustaululle ilmestyisi parin rivin muistutus, jossa kerrotaan, että tupakointikiellon hakuprosessista löytyy tarkemmat ohjeet taloyhtiösivuilta?

Tässä 3 helppoa vinkkiä talolyhtiösivuille:

  1. Listaa kolme eniten työllistävää kysymystä. Tee niihin selkeät vastaukset, julkaise taloyhtiösivuilla ja lähetä tiedote.
  2. Laita taloyhtiösivujen sisältö kerralla kuntoon. Hyödynnä Isännöintiliiton valmiit sisällöt taloyhtiösivuille ja sisältö päivittyy automaattisesti.
  3. Tee suunnitelma taloyhtiösivujen viestinnästä. Tähän tuottamme Isännöintiliitossa tukimateriaalia pilottiyritysten kanssa.

Taloyhtiösivujen aika on täällä. Se ei ole mustavalkoista, vaan monisävyistä, jossa erilaiset viestit, kanavat ja kohderyhmien ymmärtäminen antavat vipuvartta toisilleen. Ne ovat oodi avoimuudelle, lähtölaskenta kyräilylle, epätietoisuudelle ja turhille yhteydenotoille.

Kolme pientä sanaa ”Lue lisää taloyhtiösivuilta” ei olisi hassumpi lisä joka tiedotteeseen.