Siinä niitä taas on. Sähköposteja asukkailta pilvin pimein. Ja vasta perjantaina sait kahlattua ja sortteerattua nämä kaikki otsa hiessä läpi. Remontti-ilmoituksia, valituksia, ideoita, narinaa naapurista. Sortteeraat meilit rutinoituneesti. Post it-laput koristavat kenties pöytää varmuuden vuoksi niistä parista kiireellisimmästä. Tai olet kenties luonut jo aikoja sitten oman tapasi hallita meilitulvaa erilaisilla sähköpostiohjelman lisäominaisuuksilla. Käytät kenties kansioita ja erivärisiä lippuja. Luot ehkäpä joistain meileistä suoraan tehtäviä tehtäväluetteloon, mutta silti aina välillä huomaat miettiväsi, miten tätäkin rumbaa voisi helpottaa.

Kehitys kehittyy. Asukkaiden tiedustelut, kollegoiden meilit ja projektiin liittyvät kirjeenvaihdot on mahdollista jäsennellä tänä päivänä myös automaattisesti. Hyvänä apuvälineenä tässä toimivat erilaiset tiketöintijärjestelmät tai tukipyyntöohjelmistot. Näiden perusperiaate on seuraava: Kun sähköposti saapuu, antaa järjestelmä asialle heti automaattisesti tikettinumeron. Voit tämän jälkeen priorisoida, ja luokitella tiketit kiirellisyyden tai kategorian mukaisesti. Ja heti, kun tiketin tila tai status muuttuu, saa vastaanottaja puolestaan järjestelmästä automaattikuittauksia (käsittelyssä, asian käsittely kesken, asia vaatii lisäselvittelyjä, arvioitu valmistumisaika jne.). Toisin sanoen, lähettäjän ei tarvitse enää erikseen tiedustella puhelimitse asiansa käsittelyä. Tai mikä pahinta; lähettämään uutta meiliä, jossa tiedustellaan ko. asian tilaa… Omat työskentelytapasi puolestaan muokkautuvat vanhasta meilirumban pyörittelystä enemmän työjonojen hallintaan ja priorisointiin. Jos pyydät esimerkiksi lisätarkennuksia remontti-ilmoitukseen liittyen, järjestelmä kyllä huolehtii muistuttelusta osakkaalle, et sinä. Tai toisinpäin: Jos olet itse unohtamassa tiketin/asian hoitamisen, järjestelmä muistuttelee näistä sinulle niin kauan, kunnes otat asian hoitaaksesi. Kätevää, eikö vain?

Jos pyydät esimerkiksi lisätarkennuksia remontti-ilmoitukseen liittyen, järjestelmä kyllä huolehtii muistuttelusta osakkaalle, et sinä.

Mitä tällaisen järjestelmän käyttöönotto sitten vaatii? Yksinkertaisimmillaan luottokortin, jota vinkauttamalla voit ottaa tiketöintijärjestelmän käyttöösi, ja hieman aikaa perusasetusten saattamiseksi kuntoon. Hieman edistyksellisimmässä mallissa koko roska on puolestaan integroitu suoraan käyttämääsi isännöintijärjestelmään ja sitä kautta verkkosivujesi lomakkeisiin. Samalla hoituu myös esimerkiksi tikettiin käytetyn työajan seuranta jne.  Mutta jo ensin mainitulla perusmallilla pääset kätevästi alkuun!

Näinköhän tuo sitten toimii? Voi olla, että olet jo itsekin törmännyt toimintamalliin lähettäessäsi tukipyyntöä jollekin palveluntarjoallesi? Palvelumalli on monelle tuttu vaikkapa kiinteistöhuollon puolelta. Itse törmäsin tähän taas hiljattain Vantaan kaupungin verkkosivuilla. Halusin lähettää tulikivenkatkuista palautetta läheisen puistoalueen polun kunnosta, jota tuntuu käyttävän sadat ihmiset päivittäin työmatkoihinsa. Polun kunto oli kuitenkin niin kehno, että kumisaappaat olisivat pitäneet olla varuiksi mukana. Sen sijaan, että olisin soittanut suoraan viheralueiden hoitoyksikköön, minut ohjattiinkin puhelimen automaattiviestillä tekemään ilmoitus verkossa. Huokaisin tottakai ensin syvään, koska jouduin taas itse hommiin. Mutta paria minuuttia myöhemmin oivalsin, että tämä tapa hoitaa ilmoitus verkkolomakkeessa olikin ylivertainen. Ai miksikö? No siksi, että sain esimerkiksi osoitettua suoraan kartalta, missä kohtaa tämä ongelmapolku tarkalleen ottaen sijaitsee. Ja jos olisin alkanut änkyttämään tätä tietoa puhelimessa, luulen, että virkailija ei olisi ymmärtänyt polun sijaintia siltikään osoitteen puuttuessa. Sen sijaan nyt pääsin laittamaan neulan selaimen kartalle suoraan kyseisen ongelmapaikan kohdalle. Lisäksi kirjoitin viereiseen infolaatikkoon lyhyen kuvauksen ongelmasta, ja voilà! Ongelma oli kirjattu tämän jälkeen menestyksekkäästi kaupungin järjestelmään!

Mitä tapahtui seuraavaksi? No sain tietysti samantien sähköpostiini tiketin ja linkin, josta pystyin seuraamaan asian käsittelyjärjestystä. Seuraavana päivänä meilini piippasi uudelleen, ja huomasin, että asia oli otettu käsittelyyn. Mahtavaa, kohta polku on varmastikin pian asfaltoitu!

No, se mikä ei tässäkään tarinassa mennyt ihan putkeen oli asian loppuun hoitaminen kaupungin taholta. Odottelen nimittäin vieläkin kuittausta polun korjaamisesta. Mutta, tämä lienee sitten toisen blogikirjoituksen paikka.

Luulen, että ymmärsit pointtini 😉